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Budget123 dialoga con qualsiasi software gestionale e dispone di interfacce pronte per importare dati sia dai programmi di contabilità dell'Utente, sia da file Excel, Csv e Xml.
L'Utente non deve fare altro che selezionare il software contabile per Aziende o Studi Professionali dal quale importare e lasciarsi guidare da Budget123.
Le procedure automatiche prevedono la possibilità di importare svariati formati di bilancio d'esercizio o infrannuali, sia di aziende in contabilità ordinaria, sia in contabilità semplificata.
Budget123 consente di storicizzare infiniti bilanci, con la frequenza decisa dall’Utente (mensile, bimestrale, trimestrale, ecc.).
Tutti i dati importati sono immediatamente disponibili per essere analizzati e confrontati con gli altri periodi, mediante il sistema di reporting.
Il sistema controlla e segnala eventuali squadrature dei dati. Inoltre, Budget123 segnala all'Utente se l'importazione del nuovo bilancio contiene nuovi conti che richiedono di essere collegati agli schemi di riclassificazione.
Mappa delle funzionalità
Se necessario, mediante l'apposita gestione di Budget123, l'Utente può associare ad ogni periodo di bilancio importato specifiche scritture extra-contabili di rettifica o accertamento, in partita doppia, per assestare le competenze.
Inoltre, ai fini del controllo di gestione, potrebbe essere necessario effettuare dei “giroconti”, per spostare importi da un conto a un altro.
Questo, per esempio, per aggiungere maggiore dettaglio ai dati contabili. Anche in questo caso, è possibile utilizzare una rettifica extra-contabile.
Per agevolare il lavoro, Budget123 prevede la possibilità di replicare le scritture di rettifica da un periodo di bilancio ad un altro.
E' inoltre disponibile una procedura automatica che consente di gestire le rettifiche in un modello Excel per poi importarle nel programma.
Molti software gestionali dispongono anche di moduli di contabilità analitica che consentono l'imputazione di costi e ricavi a centri, progetti o commesse.
Budget123 dispone di procedure di import anche per i bilanci analitici, con i saldi già allocati a centri di costo, di ricavo o alle commesse.
In questo caso, le procedure automatiche, oltre a storicizzare i dati, alimentano anche il modulo di contabilità analitica di Budget123, importando la mappa dei centri che potrà essere utilizzata anche in fase di elaborazione di budget e piani pluriennali.
Per la più affidabile previsione dei flussi di cassa, Budget123 prevede la possibilità di importare anche lo scadenzario Clienti-Fornitori, in diversi formati.
Le scadenze di incasso e pagamento vanno ad alimentare il budget finanziario e quello patrimoniale, per una puntuale previsione dei fabbisogni e della liquidità.
Per avere una prima visione dello stato di salute di un'azienda o per eseguire un analisi di «benchmarking» tra diverse aziende del medesimo settore, è sempre utile consultare i bilanci ufficiali depositati presso il Registro Imprese.
Budget123 dispone di una procedura automatica di importazione dei bilanci depositati.
Il software non ha una connessione diretta con il Registro Imprese, ma può importare i file xbrl/csv relativi ai bilanci sia in forma estesa, sia in forma abbreviata.
Soprattutto, all'interno di Budget123, i bilanci importati risultano immediatamente riclassificati e, quindi, possono essere analizzati e comparati, sfruttando tutte le funzioni del sistema di reporting integrato.
L'elaborazione guidata del budget è assistita dalle funzionalità specifiche di Budget123. Tuttavia, si può presentare l'esigenza di importare previsioni di budget economico, precedentemente elaborate in un foglio di calcolo.
A tale scopo abbiamo predisposto una funzione che consente di:
